Как сшить материал в четыре отверстия

Содержание
  1. Как правильно сшивать документы в соответствии с ГОСТом
  2. Подготовка к сшиванию документов
  3. Методы архивирования
  4. Характеристики инструментов
  5. Прокалывание отверстий
  6. Количество отверстий
  7. Подшивка в два прокола
  8. Способ в три прокола
  9. На четыре дырки
  10. Оформление документов
  11. Требования к обложке
  12. Правила нумерации
  13. Исправление ошибок
  14. Как сшивать документацию
  15. Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования
  16. Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками
  17. Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?
  18. Пошаговые инструкции как прошить документы нитками
  19. В две дырки
  20. В три прокола
  21. В четыре
  22. В пять
  23. На уголок
  24. Требования к оформлению прошитых документов
  25. Как сшить материал в четыре отверстия
  26. Какие документы сшивают в делопроизводстве
  27. Необходимые материалы для сшивания документов нитками
  28. Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
  29. В три дырки
  30. Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции
  31. Какие документы необходимо сшивать?
  32. Нормативные акты
  33. Требования для государственных учреждений
  34. Как правильно прошивать документы
  35. В 2 прокола
  36. На 3 дырки
  37. На 4 дырки
  38. Как пронумеровать листы
  39. Как заверить прошитый документ
  40. Исправления
  41. Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется
  42. С чего начать?
  43. Общие правила
  44. Как можно прошить документы – способы
  45. Прошиваем документы в 3 дырки – схема
  46. Прошивка в 2 дырки
  47. Прошивка в 4 дырки
  48. Прошивка в 5 дырок
  49. Чем делать дырки
  50. Что такое сшиватель для документов
  51. Как заклеить документ сзади
  52. Вопросы и ответы

Как правильно сшивать документы в соответствии с ГОСТом

Как сшить материал в четыре отверстия

С необходимостью сшивания документов сталкиваются работники всех организаций. Важно соблюдать определённые требования того, как сшивать документы. Существует ГОСТ по скреплению, нумерации и подписи важных бумаг. Неверно сделанная прошивка может создать проблемы, если пропадет какой-либо важный листок.

Подготовка к сшиванию документов

Список, включающий в себя бумаги, подлежащие к сшиванию, достаточно велик: бухгалтерский отчет, журнал доходов, домовой и кассовый отчёт, бланки или книга учёта.

Все эти документы делят на:

  • финансовые;
  • архивные;
  • бухгалтерские;
  • кадровые данные;
  • которые необходимо проверить.

Каждая папка с документами регистрируется в архиве и хранится в соответствии с требованиями устава.

Методы архивирования

В соответствии с последними изменениями в законодательстве и делопроизводстве сшиваться должны те отчёты, которые необходимо хранить не менее 10 последующих лет. Обязательным условием хранения является то, что документы должны быть заверены и утверждены подписью и печатью руководителя организации.

После того как отчёты будут перепрошиты, заверены печатью и подписью, необходимо поместить папки с бумагами в архив. Архив — это учреждение или подразделение организации, которое занимается сбором, хранением, комплектованием, реализацией архивных документов. Он может находиться как на территории самого предприятия, так и быть отдельной государственной структурой.

В первую очередь, листы сшиваются для хранения. Многие отчёты и договоры необходимо хранить законодательно, другие же могут пригодиться компании в случае возникновения вопросов. В любой работе с бумагами необходима систематизация. Структурированные папки, пронумерованные страницы, которые хорошо сохранены, значительно облегчают поиск необходимой информации.

На данный момент не существует единой системы и регулирования правил сшивания. Однако, существует рекомендация, разработанная Росархивом, гласящая о том, шнуровать и нумеровать документы необходимо представлениям ГОСТа № 51141.

Для того чтобы сшить документы, понадобятся следующие приспособления:

  • Нитки или ленты.
  • Иглы.
  • Дырокол.
  • Папка, обложка, переплёт или скоросшиватель.
  • Обложку.
  • Лисы обычной бумаги.
  • Картон.
  • специальное оборудование дырокол папку обложку иголку;
  • Степлер и скрепки.
  • Ножницы.
  • Сшиватель для документов или станок для подшивки документов.

Характеристики инструментов

Сегодняшний рынок предлагает три основных разновидности нитей: лавсановые, смесь лавсана и хлопка и крепкие хлопчатобумажные.

То, какие материалы лучше использовать, зависит важности документов. Если бумага не несёт в себе особой значимости, то требования могут быть предельно простыми.

Можно сшить ее самостоятельно, используя при этом недорогие, некачественные материалы. Подойдёт и хлопковая нить. Обычные нитки не подойдут, так как они быстро изнашиваются, стираются и недостаточно прочны для хранения.

Важно выбрать большую иглу подходящей толщины, чтобы она легко проходила через отверстия.

Если папка имеет особый статус важности, то для таких случаев существуют специальные компании, которые занимаются скреплением архивных документов. Работа выполняется специалистами полиграфических организаций.

Для сшивания они используют оборудование, качественные материалы, специальные пластиковые или металлические скрепления, картонные обложки. Времени на сшивание уходит в несколько раз меньше.

На производстве имеется специальный станок, биндер и прочие приспособления.

Прокалывание отверстий

Чтобы определить, каким именно инструментом (дыроколом, иглой, шилом) будут проделываться отверстия, важно определиться с количеством листов документации, количеством прорезаемых дыр, статусом, сроком и надёжностью хранения.

Если количество листов в папке до 20, то при сшивании необязательно использовать дополнительные материалы. Достаточно иметь хорошую, толстую, длинную иглу, которая с лёгкостью проходила бы через намеченный слой бумаг. Если листов более 50, то используйте шило. Для облегчения работы и экономии сил можно использовать молоток.

Если количество документов превышает 100 и более, используют дырокол.

Количество отверстий

Существует несколько способов размещения отверстий на документах. Неважно, каким именно способом сшиваются листы, нужно соблюдать правила:

  1. Начинать вдевать нитку необходимо с лицевой стороны документа.
  2. Конец рабочей нити не должен быть больше 6 см.
  3. Заканчивая шить, завязывайте концы нити в узелок.
  4. Перед тем как сброшюровать бумаги, подложите полоску картона на первый листок, чтобы сохранить нить от возможных повреждений.
  5. Делать отверстия необходимо на расстоянии примерно 3−5 см. В интернете можно найти информацию с фото о том, как правильно сшивать документы ниткой пошагово.
  6. К объектам сшивания относят документ, состоящий из двух и более листов.
  7. Сшиваются и заверяются только оригиналы.
  8. Как только будет завершён этап сшивания документов, на специальном листке, который скрепляет проклеенные концы нитки, обозначьте «Пронумеровано и прошнуровано», поставьте дату начала и конца, подпись и печать.
  9. Листок может быть подписан от руки или же распечатан по шаблону.
  10. Чтобы увеличить надёжность того, что документы не потеряются или не выпадут, делают большее количество отверстий.

Понадобится канцелярский клей, чтобы закреплять концы нитки. Для этого используйте клей ПВА. Обычный клей карандаш не подойдёт, так как он быстро теряет свои свойства.

Подшивка в два прокола

Чтобы прошить небольшое количество бумаг, подойдёт способ «в два прокола». Он является самым простым и элементарным. Для этого понадобится простая толстая игла или дырокол. Наметьте будущие отверстия. Они должны находиться по левую сторону листа, примерно в 1−2 см от края. Убедитесь, что ни один прокол не повредит текст документа.

На то, как прошить документы в 2 дырки, указывает схема. Через проделанные отверстия можно пропустить как обыкновенную шелковую нитку, так и специальную ленту для сшивания. Через отверстия несколько раз пропустите нить, концы завяжите узелком. На последней странице в конце необходимо скрепить прошитую документацию, завязав крепкий узел и проклеив концы нити или ленты.

Для стикера используйте бумагу размером 4х6 см. Приклейте ей концы нити, так, чтобы в соответствии с ГОСТом, кончики нити выглядывали из-под конца бумаги. На приклеенный кусок необходимо сделать подпись: «Прошито и пронумеровано», указать количество страниц. Там же должна находиться подпись должностного лица, штамп и дата.

Способ в три прокола

Наиболее распространенный способ. Процесс шитья в 3 дырки является более сложным. Можно сделать прокол посередине тыльной стороной иглы без помощи дырокола.

Проденьте иглу с лицевой стороны, сделайте второй прокол с лицевой стороны документа, чуть ниже. Далее, переместите нитку в третью дырку сверху. Запустите иглу в первое отверстие, с которой начинали.

Повторите шаги. После того как работа будет завершена, сделайте узелок. Сшив, проведите регистрацию. Она необходима на случай проверки.

Для этого заполните заверительный лист, а также напишите название компании.

На четыре дырки

Четвёртый способ, с помощью которого сшиваются документы, имеющие статус особой важности, это способ на четыре дырки. Чтобы сшить документацию на четыре прокола, придерживайтесь следующей инструкции.

  1. С помощью дырокола проделать четыре дырки.
  2. С лицевой стороны продеть нитку с иголкой во вторую от конца.
  3. Далее, нитку проденьте в дырку, которая расположена ближе всего к краю, после чего снова выведите нитку через уголок.
  4. Со второй дырки (далее все делать с лицевой стороны) переместитесь в третью.
  5. Последний шаг. Проведите нитку в крайний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны вденьте нитку в третью дырку.
  6. Соедините концы нитки, сделайте узелок. Отрежьте лишнее концы нитки, после чего заклейте концы клеем.
  7. Сверху приклеить листок бумаги, на котором указаны необходимые пометки.

Оформление документов

Перед тем как сшивать документы, ещё раз проверьте правильность нумерации. Возможно смещение текста или попадания его под место прокола. Убедитесь, что нумерация легко читаема, нанесена простым карандашом в правом углу. Делая проколы, убедитесь, что они не задевают текст документов. Соблюдайте симметрию.

Требования к обложке

Размер должен иметь определённый стандарт 30х33 см, то есть форма листа А4. Нестандартный размер может быть в том случае, если не стандартный размер имеет листы. Важно то, из чего будет выполнена ваша обложка.

Это зависит от того, какой планируется срок хранения документа. Если хранение менее 10 лет, то это обыкновенный картонный скоросшиватель.

Если более 20 лет, то обложку изготавливают на заказ из твёрдого картона или других материалов.

Обложка является очень важной частью документа. Для того чтобы обложка проходила все требования ГОСТа, необходимо указать:

  1. Название организации.
  2. Подразделение, где были изготовлены документы (бухгалтерия или отдел кадров).
  3. Укажите название отдела, его номер.
  4. Обозначьте срок хранения, номер тома.
  5. Запишите число подшитых листов.
  6. Укажите дату прошивки.

Правила нумерации

Нумерация листов производится арабскими цифрами. Номера страницы должны находиться в верхнем правом углу на лицевой стороне. Цифры не должны пересекаться с текстом документа.

Если в документе есть приложение, то каждая страница также должна быть пронумерована, но для них используется дополнительная нумерация.

Исправление ошибок

Если работа завершена, но допущена ошибка в нумерации, или часть бумаг была не вложена, вносятся исправления. Все изменения необходимо уточнить на листе в конце, повторно написать, сколько пронумеровано и прошнуровано листов, образец оформления указан в предыдущих пунктах.

Если часть бумаг была забыта или необходимо править папку, можно подшить недостающую часть либо завести дополнительный том. ошибка — это просто вложить листы в уже готовый пакет бумаг. Этого делать нельзя. Если главной проблемой является допущенная ошибка в нумерации, то можно либо зачеркнуть цифры и написать их заново, либо исправить число листов на правильное.

Как сшивать документацию

Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования

Как сшить материал в четыре отверстия

1270
Александра Попова Время чтения: 4 мин.

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.

Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.

Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

  • дырокол;
  • ножницы;
  • файл сшивки;
  • нитки или тесьма;
  • игла;
  • шило;
  • клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.

У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

  • распечатать документ, упорядочить листы;
  • пробить дыроколом дыры;
  • продеть нить;
  • сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  • из файла сшивки вырезать лист;
  • приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  • заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

  • сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  • сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • заново вдеть иглу в отверстие №1;
  • завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  • приклеить лист прошивки;
  • заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

  • проделывание дырочек;
  • вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
  • вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
  • далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
  • после иглу отправляют в 3 дырку справа;
  • затем переходят на крайних левый прокол;
  • возвращаются к 3 отверстию;
  • выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

  • прошито, пронумеровано;
  • количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
  • инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Требования к оформлению прошитых документов

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно.

Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

  • используются арабские цифры;
  • числа располагают по возрастанию;
  • место проставления: правый верхний угол;
  • нельзя, чтобы число заходило за край листа;
  • приложения также подлежат нумерации;
  • тип нумерации для приложения: сквозной;
  • при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
  • каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
  • при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Понравилась?

Загрузка…

Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter. Мы все исправим!

Как сшить материал в четыре отверстия

Как сшить материал в четыре отверстия

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы.

Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник.

Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Наличие папки из кожи или картона не освобождает от подшивания

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

  • Проверочные;
  • Архивные;
  • Бухгалтерские;
  • Кадровые.

Вот как правильно сшивать листы

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

  • Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
  • Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
  • Ножницы и клей.
  • Дырокол.
  • Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

  1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
  2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
  3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
  4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
  5. Наклеить лист прошивки.
  6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как сшить материал в четыре отверстия

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

99 комментариев

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Как сшить материал в четыре отверстия

Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

  1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
  2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
  3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
  4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

  1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  2. Шов всегда проходит по левой стороне.
  3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
  6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
  9. Один том может содержать до 150-250 листов.

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

  1. Берем пронумерованную стопку документов.
  2. Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
  3. Проделываем первую дырку.
  4. Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
  5. Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
  6. Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
  7. Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
  8. В результате оба конца нити должны встретиться.
  9. Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
  10. Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.

Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:

Как сшить диплом в 3 дырки:

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

  1. Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
  2. Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
  3. Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
  4. Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
  5. Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

Схема:

:

Прошивка в 4 дырки

В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:

Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

  1. Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
  2. Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
  3. Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
  4. Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
  5. Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

  1. Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
  2. Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
  3. Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
  4. Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
  5. Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
  6. Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Чем делать дырки

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

  • Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
  • В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
  • В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
  • Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

Что такое сшиватель для документов

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:

Популярные модели сшивателей для документов:

  • Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
  • Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
  • Устройство P-600p (30 000 руб.).

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

  1. Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
  2. Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
  3. Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
  4. Дождаться высыхания клея.
  5. Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях.

За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность).

В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли.

Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое.

Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе.

Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Вам также может понравиться

О ваших правах от прокурора
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: