Сколько должны храниться документы в архиве организации

Содержание
  1. Организация архивного хранения документов
  2. Разновидности архивного хранения документов
  3. Порядок архивирования
  4. Требования по организации архивного хранения документов
  5. Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
  6. Как правильно хранить документы
  7. Сколько должны храниться документы в архиве организации – СИЗ, нормы, инструкции
  8. Какие документы требуют обязательного хранения?
  9. Сколько должны храниться бухгалтерские документы?
  10. Порядок и место хранения
  11. Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году
  12. Сроки хранения по видам документации
  13. Документы учета налогов:
  14. Документация бухучета
  15. Документы кадрового делопроизводства
  16. Нормативные сроки хранения документации
  17. Налоговая документация:
  18. Бухгалтерская документация:
  19. Кадровая документация:
  20. Действия после завершения срока хранения
  21. Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета
  22. Особенности хранения документов бухучета
  23. Особенности хранения кадровой документации
  24. Санкции за нарушение хранения
  25. Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
  26. Обеспечение условий сохранности
  27. Сколько нужно хранить бумаги?

Организация архивного хранения документов

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей.

При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки.

Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м.

Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м.

От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%.

Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С.

Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Сколько должны храниться документы в архиве организации – СИЗ, нормы, инструкции

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Хранение первичной документации, отчетности и регистров в течение определенного промежутка времени – это требование действующего законодательства.

Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.

Какие документы требуют обязательного хранения?

Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:

  • которые находятся в работе в течение отчетного года;
  • какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.

К первой группе документов относятся:

  • первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
  • отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
  • учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.

Хранить документы, относящиеся к первой группе, необходимо:

  • для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором указанные документы использовались последний раз;
  • для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с его помощью уменьшается налоговая база и который может исчисляться не одним – двумя годами.

Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

  • регистрационные документы, включая протокол учредительного собрания (решение) о создании компании;
  • документы, подтверждающие право собственности на находящееся на балансе фирмы имущество;
  • протоколы, оформляющие проведенные собрания учредителей и иных лиц;
  • документы о выпуске ценных бумаг;
  • положения об обособленных подразделениях предприятия;
  • списки аффилированных лиц;
  • заключения различных контролирующих органов по тем или иным вопросам деятельности предприятия (по проведенным  проверкам, и т.д.);
  • и иные документы, какие должны быть в наличии у предприятия в соответствии с действующими законодательными нормами.

Сколько должны храниться бухгалтерские документы?

Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем 5-ть лет.

Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.

Виды документацииСроки ее хранения
Первичная документация, бухгалтерские регистры, отчетность и заключения аудиторов по ней, учетная политика и иная документация по организации и ведению на предприятии учетаС учетом сроков, установленных в Правилах по архивному делу, но не меньше чем пять лет
Инвентарные карточки по выбывшим основным фондамВ течение срока, который установлен руководителем предприятия с учетом архивных Правил, но не менее пятилетнего срока
Копии документов или их корешки, которые подтверждают принятие предприятием наличных средств, в том числе и при расчетах платежными картамиНе меньше пяти лет
Документация о выпуске, приобретении, техобслуживании, регистрации и вводе в эксплуатацию кассовой техники.ЭКЛЗ и иные фискальные накопителиНе менее 5-ти лет с даты окончательного применения указанных документов
Контрольные ленты, журналы кассира-операциониста и иные документы, которыми подтверждаются произведенные наличные расчеты с покупателямиВ течение сроков, какие установлены для первичной документации, но не меньше пяти лет
Паспорт на кассовую техникуНа весь срок действия Паспорта
Книга, в которой учитывается движение трудовых книжек.Книга, предназначенная для учета пустых бланков трудовых книжекХранится 50-т лет. Но в случае ликвидации фирмы при сдаче кадровых документов — 75 лет
График с отпускамиодин год
Положения:- о системе обучения, действующей в компании;- об аттестации сотрудников.Постоянно
Трудовые соглашения.Приказы:- о приеме на работу;- о переводе сотрудника на иную работу;- об увольнении.Заявления сотрудников на отпуска без сохранения зарплаты.Личные карточки персонала.75 лет
Должностные инструкцииПостоянно
Приказы о предоставлении отпусковпять лет
Трудовые книжкиПока сотрудник работает. В случае если есть книжки невостребованные, то не меньше 50-ти лет с последующей их сдачей в архив
Договоры на полную материальную ответственность сотрудников5 лет
Книги, в которых учитываются приказы:
— по основной деятельности;5-ть лет
— о приеме сотрудника на работу;75-т лет
— об увольнении сотрудников;75 лет
— о предоставлении работникам отпусков.50 лет
Журнал регистрации командировочных удостоверений5 лет
Табель учета рабочего времени.График сменности (при сменном режиме работы).1 год
Списки занятых на вредном производстве.Наряды и табели по сотрудникам с вредными профессиями75 лет
Инструкции, содержащие положения об охране трудаХранить постоянно
Акты о несчастных случаях45 лет
Журнал по инструктажу по технике безопасности10 лет
Журнал по прохождению сотрудниками обязательной медкомиссии5 лет

Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат, больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых взносов и разнообразных пособий.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

О сроках хранения отчетной документации рассказано в следующем видео сюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок и место хранения

Чтобы организовать хранение документов, предприятие может:

  • либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
  • либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.

Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.

Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.

Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел.

В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры, необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.

Что касается документов о регистрации организации, ее Устав и иные аналогичные документы, они обычно хранятся у руководителя организации в подлинниках и в сейфе. А их копии – в бухгалтерии.

Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.

Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.

Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году

Сколько должны храниться документы в архиве организации

18 февраля 2020 года руководитель Федерального Архивного Агентства (Росархива) подписал Приказ N 236 об обновлении списка типовой управленческой документации. Он изменяет нормативные сроки, предусмотренные для обязательного хранения документации по различным видам учета – налогового, кадрового и бухгалтерского. Рассмотрим внесенные изменения более детально.

Сроки хранения по видам документации

Специалисты Росархива подготовили разъяснения, в которых изложены изменения 2020 года, внесенные в правила хранения, которые подлежат обязательному выполнению в 2021 году. В частности, декларации по налогам и счета-фактуры юридических лиц требуется хранить дольше. Корректировки в сроках хранения остальных документов приводятся ниже.

Документы учета налогов:

  • счета-фактуры – увеличение на год – с 4-х до 5-ти;
  • сведения о доходах персонала, предоставляемые в налоговые органы – снижение до 5 лет (ранее документы требовалось хранить 75 лет);
  • учетные книги по доходам и расходам хозяйствующих субъектов (ИП и ООО) на упрощенке – снижение до 5 лет, до внесения изменений предусматривалось постоянное хранение;
  • расчеты по взносам на страхование сотрудников юрлиц– увеличение до 50/75 лет в зависимости от даты времени составления документации (соответственно – с 2003-го и до 2003-го года);
  • карточки индивидуального учета выплат по страховым взносам – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки продлены до 50/75 лет (определяется по принципу, аналогичному описанному выше для расчетов по страховым взносам);
  • декларации по налогам и обязательным сборам, предоставляемые в ФНС – увеличение с 5 до 6 лет;
  • переписка с налоговыми органами в случае несогласия налогоплательщика со сведениями инспекторов – увеличение с 5 до 6 лет.

Документация бухучета

  • документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах – увеличение до 10 лет при условии возмещения ущерба. В случае возбуждения уголовных дел документация хранится до момента принятия итогового решения;
  • документы о выплате зарплаты и прочих выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки возрастают до 50/75 лет в зависимости от времени составления документов по описанному выше принципу.

Документы кадрового делопроизводства

  • приказы о вынесении дисциплинарных взысканий и документы, на которых они основаны – снижение на 2 года – с 5-ти до 3-х;
  • заявки о потребности в иностранных сотрудниках – снижение с 5 до 1 года;
  • документы о текущем состоянии ТБ и ОТ на предприятии, а также мерах по его улучшению – снижение до 5 лет;
  • учетные карточки, книги, базы данных по отпускам, журналы – увеличение с до 5 лет;
  • документы учета аварий и несчастных случаев на производстве – снижение до 45 лет;
  • графики выхода персонала в отпуск – увеличение с 1 до 3 лет.

Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению документов бухучета. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором расположились бы шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких хранилищ приведен в Правилах, утвержденных Приказом №526, изданным Минкультуры 31 марта 2015 года. С целью более эффективного управления хранением организация имеет возможность создать собственный архив. Исходя из объема документации, архив структурно оформляется самостоятельным административным подразделением, либо состоит в службе делопроизводства.

Нормативные сроки хранения документации

В результате внесенных изменений актуальные сроки хранения наиболее распространенных разновидностей учетных документов – по налогам, бухгалтерии и кадрам – приобрели следующий вид.

Налоговая документация:

  • документы, обосновывающие сведения налоговых деклараций – как минимум, 4 года;
  • расчеты и декларации по налогам, обязательным взносам и сборам – как минимум, 6 лет;
  • счета-фактуры, выписанные в адрес контрагентов – 5 лет;
  • журнал учета оформленных счетов-фактур – как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;
  • книги учета покупок и продаж (вместе с дополнительными листами к ним) – как минимум, 4 года с момента последней записи;
  • документы для подтверждения убытка или обоснованности уменьшения налогооблагаемой базы на УСН – на все время пользования льготой.

Бухгалтерская документация:

  • первичная документация – как минимум, 5 лет по завершению отчетного периода;
  • регистры бухучета –как минимум, 5 лет (дополнительное требование – проведение проверки или ревизии по отчетному году);
  • внутренняя документация по учетной политике –как минимум, 5 лет (срок начинается календарным годом последнего использования документов).

Кадровая документация:

  • по персональному составу компании (при оформлении до 2003 года) – 75 лет с момента составления;
  • по персональному составу компании (при оформлении с 2003 года) – 50 лет с момента составления;
  • не включенная в номенклатуру личных дел по предприятию – 75 лет;
  • на премировании работников компании – как минимум, 5 лет;
  • коллективные трудовые соглашения – как минимум, 10 лет;
  • штатное расписание по предприятию – до закрытия юридического лица или прекращения им деятельности;
  • календарный график выхода персонала в отпуск– как минимум, 3 года с даты прекращения действия документа;
  • личная кадровая документация на сотрудника (оригиналы) – до непосредственного востребования, как максимум – 75/50 лет (с учетом времени оформления).

Действия после завершения срока хранения

Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию.

Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию.

Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.

Уничтожение документов может осуществляться двумя способами:

  • передача в утилизацию (переработку), которая подкрепляется оформлением накладной. В ней указывается дата передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельное уничтожение– сжигание, измельчение шредером, выбрасывание в качестве бытовых отходов и т.д.

Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета

С начала 2020 года правила хранения налоговой документации регламентируются не только требованиями Налогового кодекса, но и положениями нормативных актов Росархива. Исходя из подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, подобные документы должны храниться, как минимум, 4 года.

Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.

Особенности хранения документов бухучета

Хранение этой группы документов регламентировано № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2011 года. Статья 29 Федерального закона определяет продолжительность нормативного срока хранения всей бухгалтерской документации, равную 5 годам.

Исключение составляют те документы бухучета, которые должны быть сохраняться, пока организация ведет свою деятельность. Пункт 1 ст.

29 устанавливает конкретные сроки по всем видам бухгалтерских документов. Они соответствуют действующим правилам государственного архивного дела.

Поэтому с 18 февраля 2020 года сроки устанавливаются Федеральным Архивным Агентством. Они не должны быть меньше 5 лет.

Особенности хранения кадровой документации

При определении сроков хранения документов кадрового делопроизводства необходимо руководствоваться п. 8 раздела II Приказа Росархива №236. Сюда относится документация следующего характера:

  • различные виды договоров – трудовые, гражданско-правовые, авторского заказа;
  • личные карточки персонала организации;
  • оригиналы персональной документации, не востребованные сотрудниками при прекращении трудовых отношений.

Нормативное время хранения кадровой документации, оформленной до наступления 2003 года, составляет 75 лет. Документы, составленные с начала января 2003 года, необходимо хранить не менее 50 лет. Впервые определены сроки хранения для некоторых категорий документов кадрового учета:

  • о взысканиях дисциплинарного характера– 3 года;
  • заявления о предоставлении документов, касающихся работы – как оригиналов, так и копий – 1 год;
  • документы учета вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – 45 лет.

Работодатели имеют право хранить в организации копии личных документов только в случае получения согласия на обработку персональных данных со стороны сотрудника.

Санкции за нарушение хранения

Организации, нарушившие правила хранения документации, наказываются в соответствии с положениями НК и Кодекса об административных правонарушениях РФ. Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 тыс. руб., если налогоплательщик не сумеет предоставить учетные документы за налоговый период.

В случае, если организация не предоставляет учетную документацию за несколько периодов, штраф возрастает до 30 тыс. руб.

Если эти действия привели к снижению налогооблагаемой базы, то Федеральная налоговая служба вправе применить дополнительные санкции, размер которых составляет 20%от общей суммы недополученных налоговых отчислений, но не менее 40 тыс. руб.

Статье 15.11 КоАП РФ предусматривает административную ответственность должностных лиц за грубые нарушения правил хранения и учета бухгалтерской документации. В качестве наказания применяется штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.

В случае повторного нарушения сумма штрафа возрастает в два раза. В ряде случаев применяется дисквалификация должностных лиц сроком на 1-2 года. Статья 13.20 КоАП РФ устанавливает штрафные санкции в размере от 300 до 500 руб.

, которые выносятся в качестве наказания при нарушении правил хранения документации в архиве.

_______________________________

Статья из нашего блога: https://uchet.ru/stati/novye-sroki-khraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2020-godu/

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

Сколько должны храниться документы в архиве организации
Перейти к подготовке документов

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

  1. Постоянно.
  2. До минования надобности.
  3. До замены новыми.
  4. До ликвидации организации.
  5. Конкретным количеством лет.

Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

  1. Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
  2. Коллективные договоры
  3. Годовая бухгалтерская отчетность.
  4. Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
  5. Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
  6. Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
  7. Локальные нормативные акты организации.

До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

  • Законы и иные нормативные акты.
  • Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
  • Исполнительные листы работников.
  • Образцы подписей материально ответственных лиц.
  • Журналы учета работников совмещающих профессии.
  • Другие документы.

Важно!

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

До замены новыми в организации хранятся:

  1. Профильные Кодексы профессиональной этики.
  2. Базы данных по законодательным актам.
  3. Типовые и примерные номенклатуры дел.
  4. Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
  5. Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
  6. Бланки форм статистической отчетности.
  7. Типовые нормативы по труду.
  8. Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
  9. Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
  10. Списки детей работников организации.

До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

  1. 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
  2. 45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
  3. 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
  4. 10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
  5. 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.

Важно!

Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

Перейти к подготовке документов

Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, – напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

Полезный материал? Поделись ссылкой!

Количество показов: 10638

О ваших правах от прокурора
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: