Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения

Содержание
  1. Журнал регистрации приказов образец бланк
  2. Ведение журнала регистрации
  3. Требования к оформлению журнала
  4. Ведение журнала в электронном виде
  5. Образцы журналов
  6. Журнал регистрации приказов
  7. Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу?
  8. Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?
  9. Зачем нужен журнал?
  10. Что необходимо фиксировать в документе?
  11. Правила ведения
  12. Срок хранения
  13. Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения
  14. Какие приказы относятся к личному составу?
  15. Порядок составления и оформления приказов по личному составу
  16. Учет приказов по личному составу
  17. Хранение приказов по личному составу
  18. Скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности в 2020 году – форма, бланк, эксель, электронный
  19. Для чего нужен
  20. Какие приказы нужно регистрировать
  21. Требования к оформлению
  22. Форма журнала и скачать бланк
  23. Как заполнить и его образец
  24. Что не должно быть
  25. В электронном виде
  26. по теме:
  27. Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
  28. Какие локальные акты регистрируются в журнале
  29. Образец книги приказов по основной деятельности
  30. Образец книги регистрации приказов по основной деятельности
  31. Журнал регистрации приказов: правила ведения и образец
  32. Для чего нужен журнал регистрации приказов
  33. Правила ведения журнала
  34. Какие сведения отражать
  35. Ответственный за ведение

Журнал регистрации приказов образец бланк

Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически.

Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив.

Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Журнал регистрации приказов

Все издаваемые приказы и распоряжения руководства на предприятии по личному составу удобно регистрировать в едином журнале. В данной статье предлагаем скачать примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу.

Основное предназначение данного журнала состоит в систематизации информации об издаваемых приказах, в упрощении контроля за их исполнением и движением и их поиска.

Бланк журнала регистрации приказов по личному составу разрабатывается на предприятии самостоятельно в зависимости от требований конкретной компании. Представленный ниже образец – это один из возможных вариантов оформления данного документа.

Регистрации и систематизации подвергаются не только приказы, но и другие документы: например, для учета трудовых книжек может быть применен такой журнал, для регистрации командировочных удостоверений — этот журнал, журнал для регистрации платежных ведомостей можно скачать здесь.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу?

Каждому приказу присваивается номер, под которым он регистрируется в журнале. Номер может включать как буквенные обозначение, так и цифровые, возможны различные их сочетания. Буквенные обозначения могут зависеть от типа приказа или отражать принадлежность к определенному подразделению.

Буквенные обозначение очень удобны прежде всего тем, что позволяю быстро найти нужны документ. Например, буква «О» может означать, что приказ составлен при отправлении работника в отпуск. «В» проставляется на приказах о дисциплинарных взысканиях, об объявлении выговора, «КМ» — приказы на командировку и т.д.

Разработка и ведение журнала регистрации приказов может быть возложена на работника кадровой службы или делопроизводителя (секретаря, офис-менеджера).

Бланк журнала может содержать следующие графы:

  • Регистрационный номер приказа;
  • Дата его оформления;
  • Краткое содержание документа;
  • Лицо, подписывающее и утверждающее распоряжение;
  • Лицо, являющееся исполнителем;
  • Перечень лиц для ознакомления;
  • Место, куда передается документ;
  • Подпись ответственного лица в получении приказа;
  • Отметка об исполнении и направлении в дело.

Примерный образец журнала представлен для скачивания ниже. Бланк имеет формат xls, вы можете его скачать и изменить в соответствии с нуждами вашей организации.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу – ссылка.

Читайте так же:  Образец жалобы в суд на постановление гибдд

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Зачем нужен журнал?

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ.

В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Что необходимо фиксировать в документе?

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:

Распоряжения, касающиеся руководителей компании, не заносятся в журнал.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета приказов по личному составу.

Правила ведения

Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

  • даты начала/завершения ведения журнала;
  • название компании;
  • персональные данные работника, который ведет журнал;
  • время хранения.

Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

Образец журнала:

Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).

Срок хранения

Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Журнал имеет два срока хранения:

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.

5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.

Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.

Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Посмотрите видео о приказах по личному составу:

[2]

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Также рекомендуем к прочтению:

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

Например:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Мы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам. В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности в 2020 году – форма, бланк, эксель, электронный

Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения

Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.

Для чего нужен

Каждое предприятие обязано завести журнал, так как с его помощью можно оптимизировать и упростить работу с документацией.

Стандартными ситуациями, для которых требуется документ, являются:

  • провести быстрый поиск по реквизитам документа и проверить основные положения;
  • оценить количество приказов определенного вида на предприятии;
  • зафиксировать день оформления приказа, чтобы подтвердить его существование при возникновении претензий.

Законодательство обязывает юридические лица и предпринимателей вести журнал. Вид документации, которые подлежат регистрации, указаны в приказе Министерства Культуры России №558 от 2010 года.

Согласно внутренним правилам, прошлые журналы требуется хранить в организации, утилизации они не подлежат. Если в журналах есть информация, которую можно использовать в научно-правовых целях, они передаются в государственный архив. На предприятии издается соответствующий приказ.

Журнал заводится при регистрации организации и заполняется, пока фирма не прекратит свое существование. Причиной для создания нового документа является окончание места для внесения записей в предыдущем журнале.

Рекомендуется покупать тетради с большим количеством страниц. Законом не разрешается досрочно закрывать журналы, если они не были испорчены или утеряны.

Какие приказы нужно регистрировать

Приказы по основной деятельности подготавливаются руководителем или уполномоченными специалистами подразделений. Исключениями являются сложные вопросы, которые требуют созыва специальной комиссии или проведения собрания с начальниками нескольких подразделений.

В отличие от документов по личному составу или направленных в отдел кадров, приказы по основной деятельности не относятся к определенному человеку. Они оформляются на всю организацию.

Стандартными примерами приказов являются:

  • о создании нового подразделения;
  • о назначении генерального директора;
  • об утверждения новых правил оформления внутреннего договора;
  • об изменении штатного расписания;
  • о появлении на предприятии безналичного расчета;
  • о требованиях к охране коммерческой тайны;
  • о сокращении числа сотрудников;
  • об установлении материальной ответственности целого подразделения;
  • об изменении форма расчетного листка.

Работодатели обязаны регистрировать приказы, которые меняют или устанавливают локальные правила для большей части сотрудников. Одинаковую важность имеют распоряжения для руководящих и обычных должностей.

В стандартный распорядительный акт входит:

  • система планирования организации;
  • решения о хозяйственной деятельности;
  • построение новой стратегии продаж;
  • изменение формы отчетности;
  • планы по развитию бизнеса.

Требования к оформлению

Если работодатель решил вручную заполнять журнал регистрации приказов, требуется проставить нумерацию на каждом листе, затем прошить все листы вместе. На последней странице приклеивается наклейка, на которой вписывается количество прошитых листов в документе, ФИО сотрудника, подпись и печать.

Наклейку имеет право заполнять уполномоченное лицо (тогда проставляется его должность) или руководитель. Печать организации требуется проставлять так, чтобы хотя бы треть заходила на наклейку.

Законодательством разрешено заводить новый журнал раз в год, однако можно и чаще, если старый закончился. Нумерация страниц в новом журнале начинается сначала, наклейка и титульный лист также заполняются с нуля.

Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.

В стандартном журнале должны быть следующие страницы:

  • титульный лист;
  • несколько страниц с перечислением всех исполнительных лиц, которые имеют право делать записи в журнале;
  • главный раздел, в котором регистрируются приказы по основной и другим видам деятельности.

Фирма может добавлять другие разделы, например, для дополнительных соглашений к приказам. На титульном листе требуется отразить:

  • название компании полностью;
  • название документа;
  • время составления журнала учета;
  • последний день ведения документа.

На страницах об ответственных специалистах разрешено записывать:

  • ФИО уполномоченных граждан полностью;
  • ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
  • подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
  • даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.

Основной раздел является самым обширным, в него разрешено вносить следующие сведения:

  • порядковый номер записи;
  • реквизиты документа, дата и номер;
  • количество листов, из которых состоит приказ;
  • ФИО полностью и должность специалиста, в отношении которого был выпущен приказ.

Номера проставляются без перерывов по всему журналу, даже если на странице нет записей. Номера приказа присваиваются в соответствии с внутренним распорядком компании. Чаще всего ставят индекс и цифровой номер.

В разделе «Вид приказа» требуется проставить действие, которое было выполнено в отношении человека, например, увольнение, повышение, прием на работу, взыскание штрафа, выход в декретный отпуск и т.д.

В любую запись вносятся основания для внесения в журнал, например, трудовой договор, заявление человека, составление дополнительного соглашения, доверенности, оформление уведомления сотрудника.

Форма журнала и скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.

Традиционный журнал требуется пронумеровать, прошить и скрепить печатью. Чтобы подписаться в журнале, требуется поставить ФИО уполномоченного лица полностью и расшифровать подпись. На наклейку ставится число прошитых листов и инициалы руководителя фирмы.

Ответственное лицо расписывается на наклейке, с этого момента журнал получает юридическую силу. Если нарушить процесс оформления, документ не будет считаться значимым.

Скачать бланк журнала можно по ссылке.

Как заполнить и его образец

Стандартный образец журнала включает таблицу, в которой содержаться следующие графы:

  • номер записи по порядку;
  • время издания оригинального приказа;
  • наименование документа полностью;
  • несколько предложений о содержании приказа;
  • ФИО сотрудника, который несет ответственность за выполнение приказа;
  • если есть, то примечания и комментарии.

Структура таблицы не является обязательной, можно добавлять любое количество столбцов для внесения новых записей. Например, многие добавляют графу о списке сотрудников, которые ознакомились с оригинальным приказом и поставили свои подписи или как-либо отреагировали. Можно внести номера страниц, приложенных к документу, если есть.

Титульный лист должен содержать всю информацию о компании, директоре и всех сотрудниках, которые несут ответственность за журнал.

Он может быть простой тетрадкой в линейку, которую разделили на необходимое количество столбцов. Главное, чтобы ее хватило на 365 дней.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Что не должно быть

В журнал регистрации нельзя вносить:

  • исправления;
  • необоснованные перечеркивания;
  • подчистки;
  • измененные или дополненные записи;
  • вырванных или порванных страниц.

Небольшие ошибки можно исправлять, аккуратно зачеркнув запись, поставив рядом подпись и вписав верные данные.

В электронном виде

Электронный журнал представляет собой компьютерный файл с таблицами, которые работодатели обязаны защищать от правок и доступа сотрудников. Форма и правила ведения документа совпадают с теми, которые установлены для бумажной версии.

Если налоговая служба решила устроить проверку и просит журнал, его можно распечатать в любой форме. Главное, чтобы у документа была обложка, титульный лист, нумерация страниц, прошитые листы, заверение и проставление печати.

Когда журнал передается в архив, требуется проверить его читаемость и полноценность данных. Документ печатается на качественной бумаге.

Рекомендуется отделять приказы по личному составу, которые считаются документами по внешнему движению, от бумаг по основной деятельности и внутреннему движению специалистов.

Первые документы часто требуются отделу кадров для составления отчетности и статистики о приеме на работу и увольнении, переводе на другие должности и т.д. Эти бумаги удобно распечатывать из электронного журнала.

Журнал регистрации приказов обязательно формируется на любом предприятии. Юрисдикция документа может распространяться на всех работников сразу, на руководство или на отдельные лица. Он требуется для наведения порядка в документах.

Журнал хранится в течение всего времени действия фирмы, его проверяет налоговая служба.

по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов: правила ведения и образец

Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения

Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

  • учет изданных документов;
  • контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  • поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

  1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
  2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  • порядковый номер позиции;
  • номер и дата издания приказа;
  • тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  • основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
  • краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  • подпись об ознакомлении;
  • отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.

О ваших правах от прокурора
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: